Informativa privacy

Informativa sul trattamento dei dati personali

Moduli di contatto Aiscanner

Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Ultimo aggiornamento: 17 settembre 2026

Questa informativa riguarda i dati raccolti tramite i moduli di contatto di Aiscanner S.r.l.s., presenti sui siti di Aiscanner o accessibili attraverso i relativi collegamenti, anche quando ospitati su piattaforme di fornitori. Si applica alle richieste di informazioni, ricontatto, appuntamenti, dimostrazioni, preventivi e consulenze, nonché alle richieste relative a servizi, corsi e percorsi formativi e alle comunicazioni necessarie per darvi seguito.

Le finalità specifiche della richiesta dipendono dal modulo utilizzato. Eventuali trattamenti ulteriori, come iscrizioni a newsletter, campagne promozionali o utilizzo di cookie e strumenti di tracciamento non necessari, richiedono informazioni dedicate e, quando previsto, un consenso separato.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Aiscanner Società a Responsabilità Limitata Semplificata, con sede legale in Via Gregoriana 5, 00187 Roma (RM), P. IVA 18232321002, di seguito “Aiscanner” o “Titolare”. Per informazioni sul trattamento dei dati e per esercitare i propri diritti: info@aiscanner.ai.

2. Dati personali trattati

In funzione del modulo e della richiesta, Aiscanner può raccogliere:

nome e cognome, indirizzo email e numero di telefono;
azienda o organizzazione di appartenenza, ruolo professionale, settore, dimensione aziendale e numero indicativo di persone interessate al servizio o alla formazione;
esigenze, interessi e obiettivi professionali, informazioni sull’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale, preferenze su modalità, tempi e recapiti per il ricontatto;
contenuto del messaggio e degli eventuali allegati previsti dal modulo, nonché le informazioni pertinenti fornite nelle comunicazioni successive;
dati tecnici connessi al funzionamento e alla sicurezza del modulo, quali data e ora di invio, indirizzo IP, informazioni sul browser e registrazioni tecniche di errori o accessi, nella misura in cui siano raccolti dai sistemi utilizzati.

I moduli non sono destinati alla raccolta di dati particolari ai sensi dell’articolo 9 GDPR, come dati sulla salute, opinioni politiche o convinzioni religiose, né di dati relativi a condanne penali e reati. Si invita a non inserire queste informazioni e a limitare i dati di altre persone a quanto strettamente necessario alla richiesta.

3. Finalità e basi giuridiche

Gestione della richiesta. I dati sono utilizzati per ricevere e valutare la richiesta, fornire una risposta, ricontattare l’interessato, concordare un appuntamento o una dimostrazione, predisporre una proposta o un preventivo e gestire le interlocuzioni direttamente collegate.

Quando l’interessato richiede un servizio per sé, il trattamento necessario alle misure precontrattuali richieste si basa sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR. Per le richieste informative non riconducibili a tali misure e per i dati dei referenti che operano per conto di aziende o organizzazioni, la base giuridica è il legittimo interesse di Aiscanner a rispondere alle richieste ricevute e a gestire i rapporti professionali con tali soggetti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, nel rispetto dei diritti e delle ragionevoli aspettative degli interessati.

Funzionamento e sicurezza. Gli eventuali dati tecnici sono trattati per consentire il funzionamento dei moduli, prevenire abusi e accessi non autorizzati e risolvere anomalie, sulla base del legittimo interesse alla sicurezza e all’affidabilità dei sistemi, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.

Obblighi di legge e tutela dei diritti. I dati strettamente necessari possono essere trattati per adempiere a obblighi giuridici, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR, o per accertare, esercitare o difendere un diritto, sulla base del legittimo interesse di cui alla lettera f) del medesimo articolo.

Per gestire la richiesta non è necessario un consenso al trattamento. L’invio del modulo non comporta l’iscrizione a newsletter né autorizza campagne promozionali. La disponibilità a ricevere una risposta o un preventivo non equivale al consenso al marketing. Eventuali iniziative promozionali sono gestite con informativa dedicata e, quando richiesto, consenso specifico e facoltativo.

4. Natura del conferimento

I campi obbligatori sono indicati nel singolo modulo e devono limitarsi ai dati necessari per gestire la richiesta. La loro mancata compilazione può impedire l’invio del modulo o la risposta. I campi facoltativi possono essere lasciati vuoti: la loro compilazione aiuta a fornire una risposta più pertinente. Il mancato consenso a eventuali iniziative promozionali non impedisce la gestione della richiesta.

5. Modalità del trattamento

I dati sono trattati prevalentemente con strumenti elettronici, mediante operazioni di raccolta, organizzazione, consultazione, comunicazione e conservazione coerenti con le finalità indicate. Aiscanner adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi e limita l’accesso ai soggetti autorizzati che ne hanno necessità per svolgere le proprie attività.

6. Destinatari e fornitori

Possono accedere ai dati, nei limiti delle rispettive attività, il personale e i collaboratori autorizzati di Aiscanner, i fornitori informatici e di comunicazione e i consulenti la cui attività sia necessaria per gestire la richiesta o adempiere a obblighi di legge.

Tra i servizi utilizzati da Aiscanner rientrano:

Vercel Inc., per l’hosting e l’infrastruttura tecnica dei siti e dei moduli ospitati sui suoi servizi;
Airtable, fornito da Formagrid Inc., per la raccolta, l’organizzazione e la gestione delle informazioni relative alle richieste.

Possono inoltre intervenire fornitori di posta elettronica, assistenza tecnica e altri servizi necessari alla gestione delle comunicazioni. I fornitori che trattano dati per conto di Aiscanner devono operare sulla base di un accordo conforme all’articolo 28 GDPR, secondo le istruzioni del Titolare. Professionisti e autorità possono operare come titolari autonomi nei casi previsti dalla legge.

I dati possono essere comunicati alle autorità competenti quando richiesto dalla legge. Non sono diffusi. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento e informazioni sui servizi utilizzati sono disponibili scrivendo a info@aiscanner.ai.

7. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

L’utilizzo di Vercel, Airtable e delle relative infrastrutture può comportare il trattamento di dati anche al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), in particolare negli Stati Uniti. La scelta di una regione europea per alcuni servizi non esclude necessariamente accessi o trattamenti di altre categorie di dati al di fuori del SEE.

Le condizioni di trattamento pubblicate da Vercel e Airtable prevedono, per i trasferimenti cui si applicano, le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea con decisione (UE) 2021/914. I trasferimenti devono essere coperti da un meccanismo valido ai sensi degli articoli 44 e seguenti GDPR, come le garanzie dell’articolo 46 o una decisione di adeguatezza applicabile allo specifico destinatario, con le eventuali misure supplementari necessarie.

Per conoscere i destinatari e i Paesi interessati, le garanzie applicabili e ottenere copia delle garanzie contrattuali pertinenti, è possibile scrivere a info@aiscanner.ai. Le condizioni dei fornitori sono consultabili su vercel.com/legal/dpa e airtable.com/company/dpa.

8. Tempi di conservazione

I dati relativi alle richieste e alle comunicazioni collegate sono conservati per il tempo necessario alla loro gestione. Se non si instaura un rapporto contrattuale, il periodo massimo è di 12 mesi dall’ultima interazione significativa con l’interessato. Una risposta di merito o il proseguimento della trattativa costituiscono interazioni significative; comunicazioni automatiche o solleciti unilaterali non riavviano il termine.

I dati tecnici sotto il controllo del Titolare sono conservati per il tempo necessario alle finalità di funzionamento e sicurezza e, di norma, per non oltre 30 giorni dalla raccolta. In caso di anomalie, incidenti o contestazioni, i soli dati pertinenti possono essere conservati più a lungo per il tempo necessario agli accertamenti e alla tutela dei diritti.

Se si instaura un rapporto contrattuale, i dati necessari a gestirlo seguono i tempi applicabili a tale rapporto. I documenti soggetti a obblighi di conservazione contabile o fiscale sono conservati per i termini di legge, normalmente dieci anni, senza estendere automaticamente tale periodo a tutti i dati raccolti nel modulo.

Alla scadenza, i dati sono cancellati o resi anonimi anche nelle copie operative, tenendo conto dei cicli di sostituzione dei backup. I soli dati necessari a obblighi di legge o controversie restano conservati con accesso limitato per il tempo richiesto.

9. Diritti degli interessati

Nei casi e nei limiti previsti dagli articoli 15–22 GDPR, l’interessato può chiedere accesso ai dati, rettifica o integrazione, cancellazione e limitazione del trattamento. Può inoltre esercitare il diritto alla portabilità dei dati quando il trattamento è automatizzato e si basa sul consenso o sul contratto.

Per i trattamenti fondati sul legittimo interesse, l’interessato può opporsi in qualsiasi momento per motivi connessi alla propria situazione particolare. Il Titolare si astiene dal proseguire il trattamento, salvo che dimostri motivi legittimi cogenti prevalenti oppure la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto. Qualora un trattamento separato si basi sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Le richieste possono essere inviate a info@aiscanner.ai. Aiscanner risponde senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dal ricevimento. Il termine può essere prorogato fino a ulteriori due mesi nei casi previsti dal GDPR, dandone comunicazione entro il primo mese. Se necessario, possono essere richieste informazioni proporzionate per verificare l’identità del richiedente.

10. Reclamo e tutela giudiziaria

L’interessato può proporre reclamo a un’autorità di controllo, in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora o in cui ritiene si sia verificata la violazione. In Italia può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it. Resta fermo il diritto di ricorrere alle autorità giudiziarie competenti.

11. Decisioni automatizzate

Nell’ambito della gestione delle richieste descritte in questa informativa, i dati non sono utilizzati per decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato, ai sensi dell’articolo 22 GDPR.

12. Aggiornamenti

L’informativa può essere aggiornata in caso di cambiamenti nei trattamenti o negli strumenti utilizzati. La versione applicabile è resa disponibile attraverso il collegamento presente nei moduli di contatto Aiscanner. Eventuali nuove finalità sono comunicate prima del relativo trattamento, secondo quanto previsto dal GDPR.